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HSE管理体系内审有效性探讨

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HSE管理体系内审有效性探讨

  • 分类:行业动态
  • 作者:孙永克
  • 来源:中是管理
  • 发布时间:2023-12-08 17:08
  • 访问量:

【概要描述】

HSE管理体系内审有效性探讨

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  • 作者:孙永克
  • 来源:中是管理
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  HSE管理体系是企业规范安全环保管理的有效方法之一,特别是在石油石化行业得到了普遍推广应用。据统计,在世界500强中的43家石油石化企业,有40家采纳了HSE管理体系,占比达93%;国内排名靠前的5家石油石化企业也全部建立了HSE管理体系,甚至连石油石化企业的承包商也大多建立了HSE管理体系。由此可见,HSE管理体系在石油石化行业的重要程度。

  那么,企业建立HSE管理体系后如何有效发挥其作用,降低HSE风险,就成为重点关注的问题。笔者就如何有效开展体系内审,推动体系有效运行进行了探讨。

  一、什么是内审有效性

  提到内审有效性,首先要了解什么是内审。根据GB/T19011-2021《管理体系审核指南》的定义,审核是“为获得客观证据,并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程”。内部审核是组织进行自我评价,对其管理体系的符合性、有效性进行监测和改进的一种手段,是最高管理者的“眼睛”。

  

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  有些企业内审只是内审员根据审核计划,一手拿着准则,一手拿着证据,将二者进行比较的过程,仅限于对审核准则的符合性验证。随着体系在企业运行的成熟度不断提升,体系审核由符合性向有效性转变成为必然。因为企业不仅需要通过体系对其业务过程管理进行规范,还要不断提升管理效能。而体系内审虽然不等同于体系运行有效性的全部,但是却可以有效促进体系持续改进。

  

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  根据GB/T19000的定义,有效性是指:“完成策划的活动并得到策划结果的程度。”引申到“内审的有效性”,就是从绩效目标发起审核,完成内审策划活动,全面发现问题并加以改进,促进实现绩效目标。而“内审目标”最终就是评价体系的充分性、适用性和有效性,及时发现管理工作中存在的问题和薄弱环节,为管理者调整和改进管理提供信息,成为一种自我改进和提升机制。

  二、导致内审有效性不足的主要原因

  (一)审核策划有效性不足

  有效的内审策划是内审工作有效开展的基础。如果内审策划安排不适宜,就不能充分识别问题,提出改进建议,导致内审走形式。常见的内审策划主要存在如下不足:

  1、内审方案考虑不全面。仅考虑审核条款和体系文件的要求,而忽略了管理改进实施情况、历史不符合项整改情况、管理的薄弱环节和相关方要求等方面的内容;

  2、内审资源分配不合理。内审时间平均分配,未对重点要素、区域增加审核时间;

  3、抽样和审核“规定动作”要求不明确。内审员随意根据自己的理解或专业特长进行审核,抽样数量不统一,“规定动作”偷工减料,导致获取客观证据不充分;

  4、内审员审核与自身业务存在责任关系的过程,不能客观发现问题。

  (二)重视程度不够

  1、内审组成员安排不合理。内审员多为业务人员兼职,由于本职工作的影响而导致不能全身心投入审核工作,或者审核时间、精力得不到保障;

  2、迎审人员安排不合理。因为对内审重视不足或本职工作的影响,导致专业人员在迎审过程中不能全程配合,随意安排其他人员代为迎审,因为不能完全知晓业务管理整体情况,导致提供证据不准确或不完整。

  (三)内审员能力不足

  1、内审员多为业务人员兼职,未经过系统培训,缺少审核知识和审核技巧,审核经验不足;

  2、内审员专业知识和技能水平不足,对审核的具体业务不熟悉,不能进行有效和深入的审核;

  3、没有合适的工具方法,审核关注点较为单一,仅集中在表面问题点,不能发现背后的深层次问题;分析和总结能力较差,难以发现系统性问题。

  (四)问题整改有效性不足

  1、开具的问题属于企业的内部行为,特别是一些人员认为同级部门审核权威性较差,整改进度和力度不足。有的问题甚至不被迎审单位认可和接受,整改更无从谈起。如果整改再不能得到企业领导的有力支持,将会严重影响内审有效性;

  2、有些企业领导虽然重视内审,但是因为问题整改人员不会举一反三和审核追溯,头疼医头脚疼医脚,导致问题重复发生。

  三、提高内审有效性的措施

  要提升内审的有效性,可以从领导意识、规范程序、建立内审员队伍、提高发现问题及整改能力等几个方面开展工作:

  

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  (一)增强领导意识,提高重视程度

  领导重视是提高内审有效性的关键。从体系模式图也不难看出领导作用的核心地位。只有得到最高管理者的强力推动,这个PDCA循环轮才能有效运转。

  

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  目前,石油石化企业大多数领导都意识到了体系的重要性,基本都能够发挥领导作用,带动全体员工从思想和认识上转变观念。但是,在合理安排审核人员,配置充足的资源等方面还略有不足。特别是在业务和内审争夺资源时,内审作为“临时性任务”往往被忽视。因此提升领导重视程度是改进HSE内审有效性的重要手段。

  在内审策划时,领导要合理安排内审人员,必要时可聘请外部专家参与,提高审核的权威性和能力;

  领导应合理安排工作,确保迎审人员掌握整体业务流程管理,能够完整接受审核;

  给予足够的资源支持,保证充足的内审时间、审核权限,使内审过程能够按计划实施。

  (二)规范内审程序,细化工作流程

  规范的工作流程是提高内审有效性的保证。

  制定详细的内审方案,明确审核目的、范围、计划以及“规定动作”等。其中内审范围不仅要包括体系要素,还要包括以往问题的整改、管理改进事项落实等方面的验证;

  根据内审的关注重点,合理分配审核时间,保证重点区域、要素得到充分的审核,避免出现审核颗粒度不够、漏项等问题;

  根据内审员的工作内容和专业知识,合理分配审核项目,避免审核陌生的领域和存在责任关系的业务;

  明确审核抽样原则及审核记录要求,保证审核记录信息全面、统一和准确。

  (三)加强内审员队伍建设,提高内审员能力

  内审员是推动企业体系有效运行和保持的重要组织力量。工欲善其事,必先利其器,内审有效性很大程度上依赖于内审员的能力,而内审员的能力在很大程度上取决于内审员是否能正确理解和掌握过程方法,是否能准确理解和把握标准要求,是否能够熟练使用审核工具方法,具有一定的发现问题和审核追溯的能力。因此,建设一支有能力、有技术、懂专业的内审员队伍是必不可少的。

  策划内审员的队伍建设,提出内审员的数量、人员构成、专业知识和技能水平需求,选择和发展合适的内审员;

  制定合理的培训计划,包括审核能力、专业能力等培训;

  定期开展审核案例学习、分析和分享的讨论,进行审核方法、技巧和注意事项交流和总结。特别是一些适宜的工具方法的学习和使用,可以极大提高内审员的审核能力;

  让实践多、经验丰富的内审员带领和指导新内审员一同审核,聘请外部专家协助审核也是目前企业普遍采用的方法。外部专家在审核实际过程中,寓教于审,将审核经验、方法和技巧传授给内审员。

  (四)提高审核发现问题能力

  首先,企业领导班子成员要带头参加内审工作,过程把关,摒弃把内审员当成“乌鸦嘴”的错误思想意识。充分发现问题并从中分析存在的系统性问题,以便持续改进。要坚持实事求是的原则,以事实为依据,审核过程仔细观察现场状况,不放过任何一个细节,多问几个为什么,并且换位思考,这样就会提出更有价值的建议。

  审核发现的是点的问题,是隐患排查或安全检查的目的。而体系审核之所以不同于隐患排查或安全检查,就在于其目的是通过审核发现企业系统化管理的差距,对照体系评价准则和体系管理的最佳实践,评价体系运行的符合性和有效性。审核是识别体系存在的系统性问题,而不是“点”的问题。有效的审核结论一定是在系统分析的基础上做出的“线”和“面”的评价。

  1.深入问题追踪,提升“点”的问题质量

  为确保审核过程发现高质量“点”的问题,要基于风险思维,按照“5WHY”思路,针对问题,跟踪可能导致的风险结果,同时查找问题发生的源头,从而发现深层问题。

  问题跟踪考虑的是问题产生的后果和直接原因,追踪以过程方法为主,从技术原因、管理原因多维度追踪。往前追,查找导致异常产生的根本原因是否依然存在;往后追,追查可能导致风险的管控措施有无失效。

  2.穿行检查,确定“线”的系统性问题

  审核过程中,在发现足够多且质量满足的“点”的问题的基础上,按照“业务”或“要素”进行穿行检查,就会形成 “线”的分析结果,从而发现系统性问题。

  “穿行检查”是基于在某项业务或要素审核的基础上,对其他业务或要素进行检查的方法。对部门审核时,需依据体系要素进行穿行检查;对体系要素审核时,要对各业务进行穿行检查;在现场检查时,根据问题追踪的结果开展穿行检查。最终,结合审核追溯,形成 “线”的分析结果。

  3.审核追溯,确定管理原因

  HSE管理体系最终针对的还是管理,其主要目标是提高企业的管理水平。为实现这一目标,在找到“线”的系统性问题基础上,开展“审核追溯”,寻找问题根源,将问题追溯到职责、制度、能力、资源、考核等管理方面的缺陷或不足,通过有针对性地开展专项管理改进,促进管理体系绩效的提升。

  

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  (五)提高问题整改有效性

  内审工作不光是发现问题,更重要的是对问题进行有效整改,以便持续改进,这才是内审的落脚点。跟踪验证问题整改的有效性,是HSE管理体系有效运行的重要环节。要提升整改有效性,应做好以下几项工作:

  1、企业各级领导的重视和支持,包括对审核发现问题的认可、整改资源的提供,以及不同部门之间的协调等;

  2、问题整改部门要立足于企业全局,积极开展整改,不能各扫门前雪。根据审核追溯的结果,在A部门发现的问题可能需要B部门来整改,这就要相关人员具备体系意识;

  3、明确整改的责任人员和时间节点,跟踪整改进度和措施的有效性;

  4、掌握合理的方法,对问题进行举一反三排查,杜绝类似问题重复发生;

  5、针对审核追溯发现的系统性问题,制定专项管理改进方案,安排专业部门进行监督整改;

  6、建立合理的考核机制,促进整改积极性。

  有效开展体系内审是提高企业体系管理水平的抓手,对于想真正用管理体系提升其绩效的最高管理者,应充分认识到内审的重要性,重用、善用内审员,使用正确的工具方法,充分发现问题并有效整改。只有这样才能通过内审来评价体系的成熟度,走上企业管理良性发展之路!

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