/
/
/
荐读 | 对管理体系审核多场所抽样的思考

资讯详情

荐读 | 对管理体系审核多场所抽样的思考

  • 分类:行业动态
  • 作者:吉莉
  • 来源:中国认证认可
  • 发布时间:2023-11-13 17:34
  • 访问量:

【概要描述】

荐读 | 对管理体系审核多场所抽样的思考

【概要描述】

  • 分类:行业动态
  • 作者:吉莉
  • 来源:中国认证认可
  • 发布时间:2023-11-13 17:34
  • 访问量:
详情

  认证机构受理多场所组织的管理体系审核是常有的事情。因为企业涉及的多场所组织形形色色,多场所如何抽样,即使是理解相关的认证认可规则且掌握审核抽样方法,有时也会遇到一些棘手的问题。

  因此,对于多场所组织,该如何理解认证认可规则、如何分析多场所组织是个实践中经常遇到的问题。笔者采取理论认识和实例分析相结合的方式,提出多场所组织抽样的方法,为认证机构和审核员开展多场所组织的管理体系审核,提供一些思考和借鉴。

  一、什么是“多场所组织”

  准确理解“多场所组织”,需要理解场所、多场所、常设场所、临时场所等基本概念。

  首先,要思考什么是场所。这一概念在CNAS-CC 11《多场所组织的管理体系审核与认证》3.1.1中给出了说明:场所可以包括所有土地,在其上的特定地点实现组织所控制的过程、活动,包括任何相关联或附属的仓库,用以储存原材料、副产品、中间产品、最终产品和废料,以及上述过程、活动涉及的任何固定的或活动的设备或设施。另外,如果法律有要求,场所的定义应以国家或地方的相关注册登记制度的定义为准。可以看出,场所需要有一个特定的地点,这个地点需要开展相应的过程和活动,可能会有相应的基础设施、原材料和产成品等;同时,这个场所地点需要有一个明确的地址描述,地址描述以国家或地方的相关注册登记制度的定义为准。

  其次,要理解“多场所组织”的定义。在CNAS-CC 11《多场所组织的管理体系审核与认证》2.4对其给出了定义:某单一管理体系覆盖的一个组织,其构成包括经识别的中心职能以及多个场所,中心职能(并不必须是组织的总部)对某些过程、活动进行策划和控制,在多个场所(常设的、临时的或虚拟的)中这些过程、活动得到全部或部分实施。从定义来看,需要理解两个关键词,一个是“单一管理体系”,一个是“中心职能”。“单一管理体系”是指组织的运行服从于统一的一个管理体系,“统一的一个管理体系”是指组织可能建立和实施一个管理体系标准或多个管理体系标准。因此,认证机构会受理建立一个或多个管理体系标准的多场所组织。在CNAS-CC 11《多场所组织的管理体系审核与认证》2.5给出了“中心职能”定义是:“中心职能是指对管理体系负责并对管理体系集中控制的职能”,因此多场所组织是中心职能领导控制,并按照中心职能要求下建立一个统一的管理体系。

  第三,既然是多场所组织,多个场所就存在多个地点,每个地点可能有全部(或)部分的活动或过程,自然会存在常设场所和或临时场所的情况。在CNAS-CC 11《多场所组织的管理体系审核与认证》2.2和2.3中提出:常设场所是指客户组织持续进行工作或提供服务的场所(有形的或虚拟的)。临时场所是客户组织为在有限的时期内进行特定工作或服务而设立的场所(有形的或虚拟的),且该场所不准备作为常设场所。

  基于以上分析,我们可以理解为:多场所组织是指有中心职能且建立统一的一个或多个管理体系标准,存在多个地点,每个地点可能有全部或部分的活动或过程,这些场所可能是常设多场所,也可能是临时多场所,还有可能同时存在常设多场所和临时多场所。

  在CNAS—CC 11《多场所组织的管理体系审核与认证》提到:一个多场所组织可以包含一个以上的法律实体,但该组织的所有场所应与该组织的中心职能具有法律或合同联系,并服从于单一管理体系;该管理体系应由中心职能制定、建立并服从于中心职能的持续监督和内部审核,中心职能有权要求任何场所在必要时采取纠正措施。因此,认证机构与客户组织进行业务洽谈时需要对“多场所组织”进行全面了解,先判定申请认证的组织是否为“多场所组织”。

  初步判定申请认证组织是多场所组织的3个基本条件:有中心职能存在;中心职能统一策划管理体系;进行集中的管理评审,服从组织的内部审核程序。当同时满足这3个条件后,再运用以下9个原则来了解多场所组织的现状:

  中心职能是组织的一部分并且不应被分包给外部的组织;

  中心职能是仅处于某个单一场所,还是会在多个场所办公;

  中心职能的活动和过程、业务范围及地点、有效人数、相应的法律地位及资质要求;

  各个场所与中心职能的关系,如是总公司与子公司的关系,还是总公司与分公司的关系等;

  各个场所其活动和过程、业务范围、地点、有效人数、倒班模式、法律地位及资质要求;

  各个场所是常设场所还是临时场所;

  中心职能和各个场所的活动和过程,哪些存在非常相似的过程,哪些不存在非常相似的过程。

  二、多场所抽样

  多场所审核抽样的前提是基于可获得信息的有限样本,且必须证实管理体系有能力让所有参与的场所达到预期结果。因此,结合多场所组织的实际情况,首先从适用于哪种抽样方式开始考虑,确定场所审核抽样的方法:

  (一)三种情况的抽样

  第一种情况,当多场所组织的每个场所均实施非常相似的过程、活动时,此种情况可进行多场所抽样。

  每次审核最少访问的场所数量如下:

  初次认证审核:样本量(Y)应为场所数量(x)的平方根,计算结果向上取整为最接近的整数,即Y=√x ;

  监督审核:年度的抽样量应为场所数量的平方根乘以 0.6 ,计算结果向上取整为最接近的整数,即Y=0.6√x ;

  再认证审核:样本量应与初次审核相同。然而,如果证明管理体系在认证周期中是有效的,样本量可以减少至乘以系数0.8,计算结果向上取整为最接近的整数,即Y=0.8√x 。

  第二种情况, 当多场所组织存在以下几种情况时,多场所不能抽样:

  所有场所实施的过程、活动与管理体系的范围有关且存在显著差别;

  客户要求对每个场所审核;

  有专门的方案或法规要求规定了系统性地对每个场所审核。如食品安全管理体系审核,不允许抽样,每个多场所都需要被抽到。

  上述情况下,初次认证审核和再认证审核应包括所有场所。在监督审核中,应在每个日历年覆盖30%的场所(向上取整至整数)。每次审核都包括中心职能。第二次监督审核选取的场所通常不同于第一次监督审核所选取的场所。认证机构审核方案的设计应确保在认证范围覆盖的所有过程在每个周期内被审核到。如果已获证的企业在认证证书有效期内增加一个新场所,除了在审核方案中策划监督之外,新场所应在被增加到证书中之前被审核到;在新场所纳入证书后,认证机构确定后续监督或再认证审核的审核时间应将新场所与以前的场所累积计算。

  第三种情况,存在多场所组织处于上面两种情况之间,它们的一部分场所运行存在相似的过程、活动,而其他场所特殊,不存在相似的过程、活动(如产品或服务不同)。此种情况下,存在相似的过程、活动的场所可以按照本文中的第一种情况进行抽样;存在不相似的过程、活动的场所可以按照本文中的第二种情况考虑。

  (二)选取样本的考虑因素

  样本应选取有代表性的不同场所,确保认证范围内覆盖的所有过程将被审核到。在所抽到的样本中,至少25%的样本应随机抽取。一个认证周期内,每次审核所选场所之间的差异尽可能大。在确定好抽样数量时,针对可抽样的场所,抽哪些场所,可考虑以下因素:

  场所内部审核、管理评审或以前认证审核的结果;

  投诉较多或是问题多、管理基础薄弱的场所;

  各场所在规模上的显著差异;

  在倒班安排和工作程序上的差异,如果生产同一个产品,有的有倒班,有的不倒班,可能倒班的要优先考虑;

  管理体系以及在场所实施过程的复杂程度;

  上次认证审核后的场所变化,新场所可能优先考虑;

  对于环境管理体系,考虑环境问题和环境因素及其关联影响的程度;

  对于职业健康安全管理体系,考虑活动和过程相关的职业健康安全风险程度;

  文化、语言和法律法规方面的差异,差异大的场所可能会优先考虑;

  地理位置的分散程度,每次审核时可考虑抽地理位置相近的场所;

  场所是常设的、临时的或虚拟的,如果存在常设多场所中包括临时场所,按照抽样原则抽常设多场所,针对某个被抽到的常设多场所,此场所的临时场所也需要按照抽样原则抽取临时多场所。

  三、“多场所组织”典型案例分析

  正确理解“多场所组织”定义及掌握其抽样方法后,更为重要的是要结合企业的多场所情况确定样本。为了更好地理解“多场所组织”定义和抽样方法,本文通过4个场景案例来阐述对其定义的理解和抽样方法的运用。

  案例1

  某混凝土集团有限公司,其下属6个搅拌站和1个砂浆站,认证范围是预拌混凝土和砂浆的生产,分别都有各自的场所,不在同一个地方办公。集团公司、6个搅拌站和1个砂浆站均为独立法人,有各自的营业执照。在行政隶属关系上,集团公司对下属单位实施管理,它们建立了一个统一的管理体系,因此,混凝土集团有限公司属于多场所组织。一个认证审核周期内,按照抽样原则,砂浆站和集团公司职能部门每次审核时都要接受审核;初次认证审核时抽3个搅拌站,年度监督审核时抽2个搅拌站,通常情况下在一个认证周期内6个搅拌站均被抽到。

  案例2

  某化工企业,有两个工作场所,坐落于同一个城市,即2个工作地点:一个工作地点在市区,主要是公司的一些职能部门;另一个工作地点在化工园区,是公司的生产部、动力部及生产基地。虽然其有2个场所,因为生产基地与公司的各职能部门并不是分、子公司的关系,生产基地和各职能部门在企业内部是同层级承担各自不同角色的2个部门,因此并不是真正意义上的多场所组织,认证机构需要摸清2个地点的工作内容及所涉及的部门,不能对2个场所的部门进行抽样,核算审核人日数时也不能按照多场所组织审核人日数核算方法计算审核人日数,与认证范围有关的2个场所所涉及的部门及业务活动都在认证审核范围内,在认证证书上要体现2个工作场所的审核地址。

  案例3

  某电源开关制造企业,生产ABCD4个产品,有4个分厂,2个工作地点,第一和第二分厂的工作地点在市区东边,生产产品A;第三和第四分厂及公司的职能部门在市区西边,生产产品B;经了解每个分厂实际就是一个车间,各个分厂有分厂经理,工艺设备生产各有一个技术员、生产班组。此种情况,按照多场所组织的定义来分析,实际并不是一个真正意义的多场所组织,核算审核人日数时也不能按照多场所组织审核人日数核算方法计算审核人日数,与认证范围有关的2个场所所涉及的部门及业务活动都在认证审核范围内,在认证证书上要体现2个工作场所的审核地址。

  上述情景,如果不是4个分厂,而是4个分公司,4个分公司的产品与生产地点与上述场景一致,唯一不同的是每个分公司下面又设置了部门和生产车间,公司及4个分公司建立一个统一的管理体系,此种情况可视为多场所组织,核算审核人日数时需要按照多场所组织审核人日数核算方法计算,与认证范围有关的2个场所涉及的部门及业务活动都在认证审核范围内,在认证证书上要体现4个分公司的产品、地址等相关的信息。一个认证审核周期内,按照抽样原则,公司职能部门每次审核时都要被抽到。初次认证审核时AB两个产品所涉及的子公司需要抽到,各个产品都有两个子公司生产,按照多场所数量开根号的原则,4个子公司都需要抽到。第一次年度监督审核时,AB两个产品各抽一个子公司即可,第二次年度监督审核时另外抽第一次监督审核未抽到的子公司。

  案例4

  某机械制造集团企业,生产4个产品,下属各子公司各生产一个产品,各子公司在不同的场所办公,集团总部及一个子公司在同一个地点,另外3个子公司分别在3个地点。集团及各子公司建立了统一的管理体系。集团公司和各子公司属于多场所组织,但因各子公司生产的产品不同,各子公司不存在相似的过程、活动时,不允许对各子公司进行抽样。此种情形下,每次审核都要审到集团总部,初次认证审核时各子公司要接受审核,监督审核时按照30%的比例(向上取整),即2个子公司被抽样,第二次监督审核抽样的子公司不同于第一次监督审核的子公司。

  上述情景,如果不是4个子公司,而是12个子公司,12个子公司与集团总部各自在13个不同的地点,其中有9个子公司生产的产品为同一个产品,3个子公司生产另外3个产品且每个子公司的产品不同。此种情况下,核算审核人日数时按照多场所组织审核人日数核算方法计算,存在一些场所可以抽样一些场所不可以抽样的情况。一个认证审核周期内,按照抽样原则,公司职能部门每次审核时都要被抽到。初次认证审核时同一个产品的9个子公司抽3个子公司,另外3个子公司都要抽样;年度监督审核时,同一个产品的9个子公司抽2个子公司,另外3个子公司抽1个子公司且这3个子公司两次监督审核抽样应不同。

  结语

  综上所述,可知多场所组织的管理体系认证审核抽样的关键点包括:依据多场所组织的定义,准确判定是不是多场所组织;摸清各个场所的审核范围、管理界限、有效人数、地址、组织结构设置、产品、法律地位、资质许可等情况;摸清中心职能的组织机构,中心职能对各个场所的管理权限、中心职能的法律地位、资质许可等情况;与客户确认各个场所在认证证书中的体现形式的需求;结合多个场所的情况,确定可以抽样的多场所及不可抽样的多场所,可抽样的多场所和不可抽样的多场所可按照本文所述的方法进行抽样。

扫二维码用手机看

相关文件

暂时没有内容信息显示
请先在网站后台添加数据记录。

相关资讯

暂时没有内容信息显示
请先在网站后台添加数据记录。

相关内容:

联系我们

 

010-84852218

地址:北京市朝阳区北苑路170号凯旋城(凯旋中心)C座17层/F座303

这是描述信息

微信公众号

这是描述信息

网站二维码