联合智业认证公司安全发展中心应邀为黄山市歙县化工园区企业进行安全生产检查
发布时间 : 2024-01-15
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作为一名长期从事一线审核的审核组长，编制审核计划是家常便饭的事情，没有审核计划就像海港没有了灯塔，就会失去审核的方向，结合本人多年审核经验，就审核计划的编写发表一下个人的看法，希望能够抛砖引玉，也希望同志们批评指正。
审核计划的概念：GBT19000标准中审核计划的定义是：对审核活动和安排的描述。
按照ISO19011-2018《管理体系审核指南》的要求以及个人的理解，审核计划基本上要体现以下内容：a) 审核目标；b) 审核范围，包括受审核的组织单元、职能单元以及过程；c) 审核准则和引用文件；d) 企业实施审核活动的地点、日期、预期的时间和期限，包括与受审核方管理者的会议；e) 使用的审核方法，包括所需的审核抽样的范围，以获得足够的审核证据，适用时还包括抽样方案的设计；f) 审核组成员、向导和观察员的作用和职责；g) 为审核的关键区域配置适当的资源；h）明确受审核方本次审核的代表；i）当审核员和（或）受审核方的语言不同时，审核工作和审核报告所用的语言；j）后勤和沟通安排，包括受审核现场的特定安排；k）来自以往审核的后续措施；l）保密和信息安全的相关事宜；l)针对实现审核目标的不确定因素而采取的特定措施；m）在联合审核的情况下，与其他审核活动的协调等等。
当然，审核计划的内容可以根据受审核方的不同性质以及组长的意愿随时随地进行调整，但是，无论如何，审核计划要提前发给受审核方，让受审核方明白这次审核的具体活动和安排，以便更好地配合审核组的审核活动。那些到了审核现场才开始匆匆忙忙写计划有的时候到了开末次会议才把审核计划写好，是搞不好审核的组织工作的。
审核计划的详细程度应反映审核的范围和复杂程度以及实现审核目标的不确定因素。在编制审核计划时，审核组长要考虑适当的抽样技术、审核组的组成及其整体能力、审核对组织形成的风险等因素。
打个比方吧：如果某一个企业组织机构比较简单、工艺比较简单、人数没有那么多，审核计划就要体现出这个受审核方的管理特点，尽量与其复杂程度相配，审核计划要写的简洁明了，而不是拖拖拉拉没完没了。再比如：审核组到了一个对洁净有要求的受审核方审核，审核计划就要明示如何就减少由于审核的到来而给受审核方产生的威胁而希望受审核方所采取的措施。再比如：审核组到了一个运行过程中有危险运行过程的受审核方现场，审核计划应该就适当的对审核组的安全防护做出要求。
也就是说，审核计划并不简单是组长对组员审核条款的具体安排（当然这个要素占了审核计划的很大一部分内容），而是所有关键审核活动和安排的重点描述，而这一点，往往在审核过程中被组长所忽略，因此，审核组长在首次会议上讲的主要内容应该是围绕着审核计划来展开，围绕着如何保证审核计划的有效实施来展开，这些都是审核组长无论在首次会议还是审核期间都要极为关注的要素。
审核计划明示了审核活动和安排的具体内容，受审核方就知道怎么办，经过良好沟通，审核就会顺利完成，审核组长就能实现审核委托方、审核组、受审核方这三方和谐统一的局面，为顺利完成审核任务打下良好的基础。
下面我着重讨论一下，在编写审核计划过程中如何合理分配审核组成员内部工作量的问题，谈谈自己的一些体会。
每次接到审核任务书，我们经常遇到这样的困惑并发出这样的感叹：
“这么多在建项目现场，审核计划怎么写啊？人日怎么满足啊？”
“怎么组里还有两个瘸腿啊？（质量环境安全审核员资质带不全的）”
“部门这么多，人日这么少，你来排排审核计划试试？”
“这个破计划我写了一天了，到现在还没有编完！”
“组里就一个专业审核员，剩下这么多非专业审核员怎么审啊？”
“组里怎么还有见证的？还有实习？我靠还有一个技术专家？我天，还有一个瘸腿的！”
“这家化工厂就审核计划的问题跟我讨论了好几回了，非不要去现场，咋整啊？”
“我学的是化工，给我配个学服装的技术专家，我成神仙了？什么都会吗？”
“这次有两个观察员，要不要安排人日啊？”
等等等等，审核的受审核方越多，遇到的问题越多，对自己的锻炼就越大，经验就越足，所以接到审核任务书不要怕，沉住气，捋出思路再下手，不要急着写计划。
下面我以一家监理企业的审核案例为例，来简述我是怎么编制审核计划的：
1、审核任务书基本情况如下：
审核范围
Q:市政公用工程监理、房屋建筑工程监理; S:市政公用工程监理、房屋建筑工程监理及相关管理活动; E:市政公用工程监理、房屋建筑工程监理及相关管理活动。
审核组的组成
|
A |
男 |
审核员(Q:2020-N1QMS-3067551/ S:2020-N1OHSMS-3067551/ E:2021-N1EMS-4067551) |
Q:组长;S:组长;E:组长 |
34.01.02(QSE) 现场审核 |
|
B |
女 |
审核员(Q:2021-N1QMS-2233201/ S:2021-N1OHSMS-1233201/ E:2020-N1EMS-1233201) |
Q:组员;S:组员;E:组员 |
远程审核 |
|
C |
男 |
审核员(Q:2022-N1QMS-2243213/ S:2020-N1OHSMS-1243213/ E:2022-N1EMS-2243213) |
Q:组员;S:组员;E:组员 |
远程审核 |
|
D |
男 |
审核员(Q:2019-N1QMS-4047491/ S:2019-N1OHSMS-3047491/ E:2019-N1EMS-4047491) |
Q:组员;S:组员;E:组员 |
现场审核 |
审核时间：共2天
受审核方地址分布情况
总部在日照有两个在建项目现场：场所一名称和地址：临沂市某标段市政工程监理项目。需要人日：1.5天
场所二名称和地址：临沂市某小区建设工程监理项目。需要人日：1.5天
受审核方组织机构情况：领导层、办公室、技术安全部（质量、环境、安全主控部门）、经营发展部、监理项目部。
2、受审核方与审核关键点有关的分析情况如下：
一个专业老师A三个非专业老师BCD，两天的时间，专业老师A的审核任务量大，并且专业老师A带组长，需要大量的协调沟通时间以及做文审和审核报告的时间，所以尽量释放A的工作量往三名非专业老师倾斜，将是本次审核计划关注的重点。
两个在建项目和总部的地址太远，来来回回会耽误大量工作时间，专业老师A在开完首次会议后要去100多公里的在建项目现场，再回来开末次会议，还会耽误大量的时间，因此考虑专业老师A在审核完技术安全部后，去临沂监理项目部审核项目现场，并在临沂参加末次会议。这是第二个关键点，这样做的意义还是尽量释放A的工作量，让A专注于专业审核，降低审核风险。
从事现场审核的D老师在总部日照审核领导层、办公室、经营发展部，与总经理管代深层次沟通，对各部门体系运行进行深层次审核，从而保证现场审核效果。这是第三个关键点。
从事远程现场审核的BC老师，分担A老师所有的非专业审核条款，特别要强调一点的是：BC两位老师将在受审核方和专业老师A的共同辅助下，在远程提供充足的证据的情况下，完成技术安全部和监理项目部的非专业条款的审核。这是第四个关键点。
3、每一次审核我一般会将审核组成员的资质情况列个表，仔细分析，比如有的老师“瘸腿”、有的老师见证、有的老师被见证、有的老师周期考核等等，这样列出表格的意义在于与下文第4项内容相配，减少失误率。如下：
|
成员代码 |
审核资质 |
专业情况 |
特殊情况 |
其他情况 |
|
A |
QES |
34.01.02(QSE) |
现场审核 |
日照开首次会议 临沂开末次会议 |
|
B |
QES |
远程审核 |
||
|
C |
QES |
远程审核 |
||
|
D |
QES |
现场审核 |
在日照开首末次会议 |
注：
如有见证、“瘸腿”等“其他情况”中明示。
4、受审核方被审核情况分析：
|
部门名称 |
技术安全部 |
监理项目部 |
领导层、办公室、经营发展部 |
其他情况 |
|
专业情况分析 |
专业 |
专业 |
非专业 |
|
|
人日分析 |
最少一个人日 |
最少3个人日（审核任务书明示） |
最少两个人日 |
|
|
组员配备情况分析 |
ABC组团审核半天，共1.5个人日 |
ABC组团审核1.25天，（A路途策划0.25天），共3.75个人日 |
D审核两天 |
|
|
审核人日核算 |
1.5 |
4.0 |
2 |
合计7.5人日，加上首末次会议，基本满足审核人日和专业要求。 |
注：
A、本次审核，四人审核两天共八个人日
B、涉及到人日的其他情况，如安全、保密等因素在“其他情况” 明示
5、将第3条和第4条叠加，就是审核基本安排：
|
部门名称
人员分工 |
技术安全部 |
监理项目部 |
领导层、办公室、经营发展部 |
其他情况 |
|
A |
专业/半天 |
专业/1.25天，路途0.25天 |
日照开首次会议 临沂开末次会议 |
|
|
B |
非专业/半天 |
非专业/1.25天，远程无路途 |
||
|
C |
非专业/半天 |
专业/1.25天，远程无路途 |
||
|
D |
审核两天 |
在日照开首末次会议 |
6、加上条款、部门、审核成员等的最终审核计划如下：
|
审核日程安排Audit Schedule |
||||||
|
日期Date |
时间Time |
审核的主要过程 Main processes audited |
过程涉及的层次/部门及接口Level/departmentsrelated with the processes |
涉及的标准条款 Referred standard clauses |
审核侧重点 Audit Emphasis |
审核人员代号Code of Audit Personnel |
|
2022.06.17 |
10:30~11:00 |
首次会议 |
AD日照 BC远程 |
|||
|
11:00~12:30 13:00~15:00 |
产品策划、实现、生产及检控等有关过程 |
技术安全部 |
Q：5.3/6.1/6.2.2/7.1.5/8.1/8.3不适用确认/8.6/8.7
ES:5.3/6.1.1/6.1.2/6.1.3/6.1.4/6.2.2/8.1/8.2/9.1.1/9.1.2/10.2 |
内外部环境、体系策划、文件控制、环境因素/危险源辨识、法律法规识别、更新情况；监视和测量设备控制；组织的知识；沟通、现场巡视 ES运行控制；办公区域应急响应策划及控制情况；不符合纠正和预防措施；体系监事和测量、合规性评价，内审，纠正措施、持续改进 |
ABC（A审核无下划线部分；B审核下滑直线部分；C（审核下滑波浪线部分） |
|
|
15:00-17:00 |
日照去临沂路途 |
|||||
|
17:00-19:00 |
项目现场的管理活动 |
场所一名称和地址：临沂市城区市政工程监理项目 |
Q:5.3/6.1/6.2/7.1.3/7.1.4/8.5.1/8.5.2/8.5.3/8.5.4/8.5.5/8.5.6/8.6/8.7 ES:5.3/6.1.1/6.2.2/6.1.2/6.1.3/6.1.4/8.1/8.2 |
风险识别、部门职责、目标；项目策划、基础设施、过程环境、项目实现过程控制、项目质量监视和测量、环境因素/危险源辨识更新情况；现场巡视 ES运行控制；应急响应情况 |
||
|
2022.06.18 |
7:30-12:30 13:00-15:00 |
|||||
|
场所二名称和地址：临沂市房建监理项目 |
||||||
|
2022.06.17
|
11:00~12:30 13:00~17:00 |
与体系策划有关过程的相关管理活动 |
办公室 |
Q：5.3/6.2/6.1/6.3/7.1.2/7.1.6/7.2/7.3 /7.4/7.5/9.2/10.2 ES:5.3/6.2/6.1.2/6.1.4/7.1/7.2/7.3/7.4/7.5/8.2/9.2/10.2 E8.1 S:8.1.1/8.1.2/8.1.3/8.1.4 |
人力资源；体系文件控制、供方控制、应对风险和机遇的措施。环境因素、危险源识别控制。应急响应 |
D |
|
17:00-19:00
|
与领导层有关的过程 |
领导层 |
Q:4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/6.1.1/6.2.1//7.1.1//9.1.1/9.3/10.1 ES:4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/5.4(S)/6.1.1/6.2/7.1/7.4/7.5.1/9.1.1/9.3/10.1/10.3 |
体系策划；方针、目标的策划及实施；管理职责实现；资源配置；应对风险和机遇的措施。管理评审的实施；持续改进；资质、事故、投诉、监督抽查、证书标志使用、保密事宜确认等。 |
||
|
2022.06.18
|
7:30-12:30 13:00-15:00
|
采购活动 |
技术安全部 |
Q8.4 |
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|
与顾客有关的过程及相关管理活动 |
经营发展部 |
Q:5.3/6.2.2/8.2/9.1.2 ES:5.3/6.2/6.1.2/8.1 |
组织的角色、职责和权限、目标及其实现的情况、产品和服务的要求确定、外部提供过程控制、顾客满意。环境因素、危险源识别控制。 |
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15:00-16:00 |
与企业领导层沟通,末次会议 |
A（在临沂监理项目部）B（远程）C（远程）D（日照总部） |
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|
多场所抽样理由（含多场所审核活动时填写）Reasons for multi-facility sampling(fill in when there are multi-facility audit activities ): 所抽多场所的名称、地址、范围The name, address and scope of the facility taken as sample: |
||||||
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说明： |
1、初审必审内容：事故或曝光、投诉、验证有关资质；The following content must be audited during initial audit: quality accident, complaint, verification of related qualifications; 2、监督、再认证审核必审内容：组织证书和标志的使用、上次不符合项验证、事故或曝光、投诉、验证有关资质、体系运行的变化等；The following content must be audited during surveillance and recertification audits: the usage of certificates and marks, verification of non-conformities issued last time, quality accident, complaint, verification of related qualifications, the changes of system during operation; 3、对包含有多场所的审核项目，审核计划中应明示多场所抽样的理由，以及所抽多场所涉及的地址、范围、名称等。For audit projects containing multi-locations, the reasons for multi-location sampling, thehe name, address and scope of the locations taken as samples shall be clarified in the audit plan. |
|||||
上述案例只是审核过程中遇到的一种情况，其他特殊情况会层出不穷，这就需要我们的审核组长要多学习、多实践、多沟通，不断积累各种案例，这样就像老大夫一样，接触的多了，自然而然就能手到病除了，“等、靠、要”的作法要不得，我们要欠下身子，认真琢磨认真研究，才能化解审核过程中的“疑难杂症”。
希望我们的审核队伍里会出现越来越多的“手到病除”、“妙手回春”的“老大夫”。
郭淼
由济南子公司供稿
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