管理体系不该只有文件

发布时间：

2021-10-21 09:11

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ISO 9001最终只要有文件就行了吧？

“ISO 9001最终只要有文件就行了吧”，即“ISO 9001是重视文件化的QMS模型。

因此，为了取得ISO 9001认证，无论如何没有文件一切都无从开始。即便会被认为是浪费的文件堆积如山，也不管现实的业务执行状况如何，只要有了文件，一切都好说。” 我们将围绕这种误解展开思考。

导人ISO 9001之初，最辛苦的地方要数“文件化”了，不少企业为了文件化和文件管理占了导入ISO 9001的大部分工作。这会使人产生 ISO 9001=文件(管理)的印象，结果，就产生了“ISO 9001最终只要有文件就行了”的误解。

这样一来，会使人认为: 只要开展了文件管理，就能取得ISO 9001认证，甚至认为公司的质量保证体制就建立起来了。可以想到，最后反而会抱怨ISO 9001没有用。

产生这种误解的背景，我认为是没能理解文件的本质是什么，文件化的目的是什么，编写什么样的文件才是好文件。

那么，应该准备什么文件、准备到什么程度呢?在tSO 9001的2015版中有如下要求。

1)本标准要求的成文信息;

2)组织确定的为确保质量管理体系有效性所需的成文信息;

3)是标准要求的，已经很明确了。b)又如何解释呢?因为没有明确给出判断的标准“那么就全部收集吧”或者“尽可能收集吧”。换句话说，给人一种“必须全部收集，必须要做很难受的工作”的印象。应不应该准备文件的判断标准之-是，要看“从事这项业务的人的能力大小”，仅需要向他传达“请做XX业务”，对于具有能够准确无误地从事这项业务能力的人，程序书等的文件就不需要了，或者只写出最基本的说明就可以了。

另一方面，如果能力不够，没有文件就得不到好的业务输出，就需要编写新文件，或将已有文件的内容修改得更详尽。

总之，业务标准的详细程度取决于这项业务从业者的能力。这就需要思考需要什么水平的从业者，确认其是否达到了实际业务需要的水平，根据需要对其进行能力提高的教育和培训。

应不应该准备文件的判断标准之二，是要看“公司经营中业务的重要和影响程度的大小”。当业务输出的好坏对企业向顾客提供的产品和服务的质量影响较大时，或者其产品和服务在事业整体中，该业务是取得竞争优势的重要源泉时，此项业务的文件就需要，而且表述得要比其他业务更详细。

实际情况是，在导人ISO 9001之前，组织中不可能完全没有文件，无论何种形式都会有。对于这些已有文件，如果业务与记载的内容一致，并且可以使用，就按上述标准判断，直接作为公司的标准文件使用，如果记载的内容偏离了业务实际情况，是完全无法灵活使用的文件，一且被公司作为标准"采用，反而会给实际业务造成混乱，那就应该废弃它。

如果现有文件中没有，也许就需要编制很多必要的文件(新文件)了，ISO 9001 并没有具体规定不完成100份或1000份文件就不能取得ISO9001认证，充分考虑所花费的资源和实施顺序后，按公司自己的安排分阶段准备即可。例如，本来编写100份新文件,但在ISO 9001审核时，只完成了50份，根据情况不会有什么大问题。相反。认识到接着必须编写的新文件(剩下的50份文件)是什么，而且已经有了现实的编写计划，这点更重要。

因此，取得ISO 9001认证不是最终目的，应理解成只是完善提供符合客户需求的产品和服务的组织体制的话动的开始。取得ISO 9001认证后，按计划规定完成剩余的50份文件即可。

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